Sådan sammenligner I tilbud på ejendomsservice
To tilbud på ejendomsservice ligner sjældent hinanden. Det ene har en samlet månedspris, det andet en lang opgaveliste med hyppigheder. Før bestyrelsen kan vælge, skal tilbuddene gøres sammenlignelige, og det gør man bedst, før tilbuddene kommer ind.
Hvorfor er tilbud på ejendomsservice svære at sammenligne?
Fordi leverandørerne svarer på hver deres forståelse af opgaven. Den ene har vinduespolering med, den anden ikke. Den ene vasker trapper hver uge, den anden hver anden. Den ene regner snerydning ind i fastprisen, den anden tager betaling pr. udkald. To priser, der ser ens ud, kan dække over meget forskellige ydelser.
Hvordan får vi tilbud, der kan sammenlignes?
Send den samme opgaveliste til alle. Skriv ejendommens faste opgaver ned, før I beder om tilbud, med hvad der skal gøres, hvor ofte og hvor. Så svarer leverandørerne på det samme, og I undgår at sammenligne et tilbud med vinduespolering med et uden.
Har I ikke en opgaveliste, så start med den nuværende aftale og det, I ser på ejendommen. Del op i områder: opgange, udendørs arealer, grønne områder, affald, vinter, vinduer, tilsyn og små reparationer.
Hvordan sammenligner vi opgave for opgave?
Stil tilbuddene op ved siden af hinanden i et skema, og se for hver opgave:
- er opgaven med?
- hvor ofte bliver den udført?
- hvad omfatter den præcist, fx kun gulv eller også gelændere og postkasser?
- hvad koster den, eller hvad koster det hele pr. måned?
Den laveste samlede pris er ikke altid den billigste. Mangler halvdelen af opgaverne, eller bliver de udført sjældnere, betaler I det senere som ekstraarbejde eller som en ejendom, der forfalder.
Hvad står der ikke i prisen?
Det er her, de største forskelle gemmer sig. Spørg om:
- Hvad koster ekstraarbejde pr. time, og hvem godkender det?
- Hvad er med i vinterberedskabet, og hvad koster udkald ud over det?
- Er materialer, fx rengøringsmidler, salt og affaldssække, med?
- Hvem er jeres faste kontakt, og hvem tager over ved ferie og sygdom?
- Hvordan kan I se, hvad der er lavet?
- Hvordan bliver beboerhenvendelser håndteret?
- Hvad er opsigelsesvarslet, og hvordan reguleres prisen?
Hvorfor skal leverandøren se ejendommen?
Fordi et tilbud, der er givet uden at se ejendommen, bygger på gæt. Kvadratmeter siger ikke noget om, hvor mange trin der er i opgangen, hvor svær hækken er at komme til, eller hvor langt der er fra affaldsrummet til vejen. En gennemgang på stedet giver et mere præcist tilbud, og I får et indtryk af, hvem I skal samarbejde med. Læg mærke til, om leverandøren spørger ind til beboerne og ejendommens hverdag, eller kun til arealerne.
Hvordan vurderer vi det, der ikke kan stå i et skema?
Ved at tale med leverandøren og med andre, der bruger dem. Spørg, hvordan medarbejderne møder beboerne, hvordan klager bliver håndteret, og hvordan opfølgningen med bestyrelsen foregår. Spørg også, om I kan tale med en anden forening, de arbejder for. Service er svær at sætte pris på, men det er den, beboerne mærker hver dag.
Tjekliste før bestyrelsen beslutter
- Samme opgaveliste sendt til alle
- Alle tilbud stillet op opgave for opgave
- Hyppigheder sammenlignet, ikke kun priser
- Ekstraarbejde, vinter og materialer afklaret
- Fast kontakt og stedfortræder kendt
- Opfølgning og dokumentation aftalt
- Opsigelsesvarsel og prisregulering læst
- Leverandøren har set ejendommen
Gratis til bestyrelsen
Sammenligningsskema til ejendomsservice
Et skema med ejendommens faste opgaver, hvor I kan skrive hyppighed og pris fra jeres nuværende aftale og fra et nyt tilbud ved siden af hinanden. Så kan bestyrelsen se forskellen på én side.
Vil I have et tilbud at sammenligne med?
Vi kommer gratis ud og gennemgår ejendommen sammen med jer. Bagefter får I et fast, uforpligtende tilbud med opgaver, hyppighed og pris. Læs også sådan skifter I ejendomsservice.