Hvad laver en vicevært, og hvad skal stå i aftalen?
En vicevært holder øje med ejendommen og sørger for, at de små ting bliver gjort, før de bliver til store. Men hvad viceværten laver, er forskelligt fra forening til forening. Derfor er aftalen det vigtigste, og den skal skrives, så både bestyrelsen og viceværten kan læse den på samme måde.
Hvad laver en vicevært?
En vicevært fører tilsyn med ejendommen, laver små reparationer og er bindeled mellem beboere, bestyrelse og håndværkere. De typiske opgaver er:
- tilsyn med fællesarealer, kælder, loft, tag, gård og udendørs arealer
- små reparationer og udskiftninger, fx pærer, dørpumper, låse og hængsler
- renhold af gård, fortov og affaldsområder
- aflæsning og tilsyn af tekniske anlæg, fx varmecentral og målere, hvor det er aftalt
- kontakt til håndværkere og opfølgning på deres arbejde
- kontakt med beboere om praktiske ting i ejendommen
Ordet varmemester bruges ofte om det samme, men handler traditionelt mere om de tekniske anlæg.
Hvad er forskellen på en ansat vicevært og en viceværtservice?
En ansat vicevært er foreningens medarbejder, og foreningen er arbejdsgiver med det ansvar, det giver for løn, ferie, sygdom og arbejdsmiljø. En viceværtservice købes hos et firma, der stiller med medarbejderen og står for vikar ved ferie og sygdom. Hvad der passer bedst, afhænger af ejendommens størrelse og bestyrelsens lyst til at være arbejdsgiver.
Hvorfor er en kort aftale en dårlig aftale?
Fordi en aftale, der kun siger "viceværtservice", giver plads til, at bestyrelsen og viceværten forstår noget forskelligt. Skriv i stedet hver opgave ned med, hvor ofte den skal laves, og hvor. Fx: "Tilsyn med kælder og varmecentral hver uge" eller "Fejning af gård og fortov to gange om ugen". Så ved begge parter, hvad der er forventet, og bestyrelsen kan se, om det bliver gjort.
Hvad skal stå om ekstraarbejde?
Hvad der ikke er med, hvad det koster, og hvem der skal godkende det. Lige så vigtigt som opgaverne er det, der ligger uden for aftalen. Aftal en timepris for ekstraarbejde, en beløbsgrænse for, hvad viceværten må sætte i gang uden at spørge, og hvem i bestyrelsen der godkender resten. Så kommer der ingen overraskelser på regningen, og akutte ting kan stadig klares med det samme.
Hvordan sikrer vi, at der altid er en at ringe til?
Ved at aftale én fast kontakt og en stedfortræder. Bestyrelsen skal vide, hvem den ringer til, og beboerne skal vide, hvordan de kommer i kontakt. Aftal, hvem der tager over ved ferie og sygdom, og hvordan det bliver meldt ud. Akutte skader uden for arbejdstid hører på akutlisten.
Hvordan følger bestyrelsen op?
Med faste møder og en måde at se, hvad der er lavet. Aftal, hvor ofte I mødes og går ejendommen igennem sammen, og hvordan viceværten melder tilbage om fejl og udførte opgaver. En kort snak hver måned eller hvert kvartal gør det lettere at tage en ting op, før en lille irritation bliver til en opsigelse.
Hvad med mødet med beboerne?
Det skal også med. Viceværten er ofte den, beboerne møder oftest. Aftal, hvordan beboerhenvendelser modtages, og hvor hurtigt de besvares. En vicevært, der lytter, anerkender, når noget er galt, og forklarer, hvornår det bliver lavet, gør en stor forskel for beboerne, for det er deres hjem.
Tjekliste til aftalen
- Opgaver med hyppighed og sted
- Hvad der ikke er med
- Timepris og godkendelse af ekstraarbejde
- Beløbsgrænse for, hvad der må sættes i gang uden godkendelse
- Fast kontakt og stedfortræder
- Håndtering af beboerhenvendelser
- Opfølgning og faste gennemgange
- Opsigelsesvarsel og prisregulering
Gratis til bestyrelsen
Sammenligningsskema til ejendomsservice
Et skema med ejendommens faste opgaver, hvor I kan skrive hyppighed og pris fra jeres nuværende aftale og fra et nyt tilbud ved siden af hinanden. Så kan bestyrelsen se forskellen på én side.
Vil I have en vicevært?
Viceværtservice er en del af vores faste ejendomsservice, og hver ejendom har en fast kontakt og en inspektør. Læs mere om viceværtservice, eller book en gratis ejendomsgennemgang.