Kundeservice og kontor

Hvad laver kundeservice?

Kundeservice er det første, mange møder hos os. En beboer, der ringer om lyset i kælderen. En bestyrelsesformand, der vil vide, hvornår hækken bliver klippet. En administrator, der har en ny forening, som gerne vil have en ejendomsgennemgang. Du tager imod dem alle sammen og sørger for, at det, de beder om, bliver fulgt op.

Det er et arbejde, hvor du ikke selv står med kosten, men hvor du er med til at afgøre, om beboeren oplever, at der bliver taget hånd om deres hjem.

Hvordan ser en typisk dag ud?

Dagen går med telefon og mail. Du tager imod henvendelser, finder ud af, hvad de handler om, og opretter dem som sager, så de ikke bliver glemt. Du giver dem videre til den faste kontakt eller inspektøren på ejendommen og følger op, så du ved, at de er blevet løst.

Ind imellem planlægger du opgaver sammen med medarbejderne i marken, bestiller ting som navneskilte og taler med leverandører og håndværkere.

Hvordan finder man ud af, hvad en henvendelse handler om?

Ved at spørge, til man ved det. En beboer siger ikke altid "dørpumpen i opgang B er gået i stykker". De siger, at døren smækker. Din opgave er at finde ud af, hvilken ejendom, hvilken opgang og hvilken dør, og om det er noget, der skal ordnes nu eller kan vente.

Det faglige skøn er at vurdere, hvad der haster. Vand, der løber, en hoveddør, der ikke låser, eller glat fortov en vintermorgen kan ikke vente. En ridset væg kan godt. Du lærer ejendommene og faget at kende, så du kan stille de rigtige spørgsmål.

Hvem ringer, og hvad vil de?

Tre slags kunder, med hver deres behov.

Beboerne ringer om deres hverdag: noget, der er i stykker, noget, der ikke er gjort, et spørgsmål om affald eller et navneskilt. For dem er det deres hjem, og de vil vide, at nogen har hørt dem.

Bestyrelserne ringer om ejendommen som helhed: driften, en gennemgang, noget ekstraarbejde, de overvejer. De har brug for et klart svar og at vide, hvem der følger op.

Administratorerne ringer om foreningerne, de administrerer, ofte flere ad gangen. De har brug for et kontaktpunkt, der kan finde svaret.

Hvordan følger arbejdet årets rytme?

Henvendelserne følger årstiderne. Om vinteren handler mange om sne og glat føre. Om foråret og sommeren om græs, hække og legepladser. Om efteråret om blade, tagrender og afløb. Ved flytninger kommer spørgsmål om navneskilte og syn. Kender du rytmen, ved du, hvad der kommer, og kan svare hurtigere.

Hvordan møder du dem, der ringer?

Med service og et smil, også i stemmen. Der er intet værre end at ringe om noget, der er galt, og blive mødt af en, der ikke vil anerkende det. Når en beboer ringer, er det en hjælp. De ser ejendommen hver dag.

Du lytter, siger, hvad der sker nu, og holder det, du lover. Kan du ikke svare med det samme, finder du svaret og vender tilbage.

Hvem arbejder du sammen med?

Hver ejendom har en fast kontakt og en inspektør. Dem giver du henvendelserne videre til, og dem spørger du, når du skal vide noget om en ejendom. På kontoret arbejder du tæt sammen med dine kolleger, så ingen henvendelse falder mellem to stole.

Du er god til

• At have mange bolde i luften uden at tabe dem
• At skrive og tale klart
• At finde svaret, også når du ikke kender det i forvejen
• At høre, hvad der egentlig er galt, når nogen er utilfredse

Ledige stillinger i rollen