Når bestyrelsen skifter: giv os besked
Når bestyrelsen skifter, skal alle leverandører have besked samme uge om, hvem de nu skal tale med. Ellers går beskeder om skader, ekstraopgaver og planlagt arbejde til folk, der ikke længere sidder i bestyrelsen, og ingen opdager det, før noget er blevet glemt.
Hvorfor betyder det så meget?
Fordi det meste af samarbejdet med en leverandør går gennem få personer. Den, der får beskeden om en utæt tagrende eller et skadedyr i affaldsrummet, er den, der kan handle på den. Sidder den person ikke længere i bestyrelsen, ligger beskeden i en indbakke, som ingen læser. Det er ikke nogens skyld, men det er beboerne, der mærker det.
Hvem er kontaktperson fra nu af?
Giv navn, telefon og mail på den eller de personer, der er bestyrelsens kontakt fremover. Har I en administrator, så skriv også, hvilke spørgsmål der går dertil, og hvilke der går direkte til bestyrelsen. En enkel deling kan være, at økonomi og aftaler går til administrator, mens det daglige går til bestyrelsens kontaktperson.
Har bestyrelsen en fælles mailadresse, der følger posten og ikke personen, så brug den. Den overlever det næste skifte.
Hvem må godkende opgaver?
Det er lige så vigtigt som kontaktpersonen. En ejendomsserviceaftale beskriver de faste opgaver. Alt det, der ligger uden for, fx en ekstra oprydning efter en flytning eller en reparation, skal nogen sige ja til. Skriv, hvem der kan godkende, og om det kræver én eller flere fra bestyrelsen. Har I en beløbsgrænse, som en enkelt person må godkende op til, så skriv den med.
Det beskytter begge parter. Leverandøren ved, hvem der skal spørges, og bestyrelsen ved, at ingen sætter noget i gang uden jeres accept.
Hvem skal have kopi?
Aftal, hvem der skal have besked om skader, ekstraopgaver og planlagte arbejder. Det kan være hele bestyrelsen, formanden eller administrator. Mange kopimodtagere giver tryghed, men også risiko for, at alle tror, en anden svarer. Vælg én, der svarer, og lad de andre få kopi.
Hvad med nøgler, brikker og adgange?
Når nogen træder ud af bestyrelsen, så saml nøgler og brikker ind, og skift adgangskoder til fællesmail, portaler og eventuelle digitale låse. Skriv det ned, så den nye bestyrelse kan se, hvem der har hvad.
Hvem ellers skal have besked?
Gør det samme med jeres øvrige leverandører: elevatorfirma, vinduespudser, administrator, forsikring og bank, hvis bestyrelsen har adgang der. Opdatér også akutlisten, hvis bestyrelsens numre står på den, og hæng den nye version op.
Er du selv ny i bestyrelsen, så læs rådene til nye bestyrelsesmedlemmer.
Har jeres bestyrelse skiftet?
Send os de nye oplysninger på hp@hp-e.dk, eller ring på 46 43 10 10, hvis I vil have hjælp til at få det hele på plads.