Ny i bestyrelsen: sådan får I overblik over ejendommen

Hvad skal en ny bestyrelse gøre først?

Saml fem ting: aftalerne, nøglerne, kontaktlisten, opgavelisten og årshjulet. Med dem ved I, hvem der gør hvad, hvad det koster, hvem I ringer til, og hvad der skal ske i løbet af året. Resten kan bygges ovenpå.

Holder den gamle bestyrelse et overdragelsesmøde, så brug det til at gå de fem ting igennem punkt for punkt. Spørg også, hvilke sager der er i gang, og hvad der er lovet beboerne.

Hvilke aftaler skal vi finde frem?

Alle aftaler med leverandører, samlet ét sted. Notér for hver aftale, hvad den dækker, hvad den koster, hvornår den kan opsiges, og hvem der er kontakt.

• ejendomsservice og vicevært
• trappevask og vinduespolering
• grønne områder og snerydning
• elevator, ventilation og varmeanlæg
• dørtelefon, adgangskontrol og låsesystem
• skadedyrsbekæmpelse
• forsikring
• administration
• tv, internet og vaskeri, hvis foreningen har det

Se især efter aftaler, der fornyes automatisk, og aftaler, der overlapper. Det sker oftere, end man tror, at to leverandører har samme opgave på papiret.

Hvordan får vi styr på nøgler og adgang?

Lav en nøgleliste: hvilke nøgler og brikker findes, hvad åbner de, og hvem har dem. Det gælder fællesrum, kældre, lofter, teknikrum, varmecentral, miljørum, tag og skabe med hovedhaner og eltavler.

Se samtidig, om der er nøgler i omløb, som ingen kan gøre rede for, fx hos tidligere bestyrelsesmedlemmer eller leverandører, der ikke længere arbejder for foreningen. Systemnøgler, hvor én nøgle passer til flere låse, kan ofte kun kopieres mod et sikkerhedskort. Find ud af, hvor kortet er.

Hvem skal stå på kontaktlisten?

Alle, I kan få brug for at ringe til, med navn, telefon og mail. Det er den faste kontakt hos hver leverandør, administratoren, forsikringsselskabet og jeres egne bestyrelsesmedlemmer med hver deres ansvarsområde.

Giv samtidig leverandørerne besked om, hvem der nu er kontakt i bestyrelsen, så henvendelser ikke bliver ved med at gå til den, der er gået af. Se også rådet om bestyrelsesskifte.

Hvad er en opgaveliste, og hvorfor har vi brug for den?

En opgaveliste er ejendommens faste opgaver skrevet ned med hyppighed og ansvarlig, fx trappevask hver uge, hækklipning to gange om året og eftersyn af tagrender hvert efterår. Den viser, hvad I får for pengene, og gør det let at se, hvis noget ikke bliver gjort.

Findes der ikke en opgaveliste, så lav den ud fra aftalerne og fra det, I ser på ejendommen. Den er også det bedste grundlag, hvis I senere vil sammenligne tilbud.

Hvad er et årshjul?

Et årshjul er opgavelisten sat ind måned for måned, så bestyrelsen kan se, hvad der skal ske hvornår. Græs og hæk om sommeren, tagrender og løv om efteråret, vinterberedskab før frosten, oprydning i kælderen om foråret, generalforsamling og budget på de faste tidspunkter. Med et årshjul bliver I ikke overrasket af det, der kommer hvert år.

Hvorfor skal vi gå ejendommen igennem?

Fordi papirerne ikke viser, hvordan ejendommen ser ud i dag. Gå en tur rundt sammen med jeres leverandør eller vicevært. Se opgange, kældre, lofter, gård, affaldsområde, legeplads og tag, og notér det, der skal tages stilling til. Det giver jer også et ansigt på dem, I skal samarbejde med.

Tjekliste til de første uger

• Alle aftaler samlet ét sted med pris, indhold og opsigelsesvarsel
• Nøgleliste med hvem der har hvad
• Kontaktliste med leverandører, administrator og bestyrelse
• Leverandørerne har fået besked om ny kontakt
• Opgaveliste med hyppighed og ansvarlig
• Årshjul for ejendommens faste opgaver
• Akutliste tjekket og hængt op, se rådet om akutlisten
• Liste over igangværende sager og løfter til beboerne
• Gennemgang af ejendommen med noter

Vil I have hjælp til overblikket?

Vi kommer gratis ud og gennemgår ejendommen sammen med jer, og I får et fast, uforpligtende tilbud med opgaver, hyppighed og pris.

Book en ejendomsgennemgang