Sådan får beboerne hurtig hjælp
Mange henvendelser fra beboere tager længere tid, end de behøver. Ikke fordi nogen er langsomme, men fordi henvendelsen ikke kommer det rigtige sted hen, eller fordi der mangler en oplysning. Med lidt forberedelse fra bestyrelsen bliver de fleste løst hurtigere.
Hvorfor tager beboerhenvendelser tit lang tid?
Fordi de bliver sendt rundt. En beboer skriver til et bestyrelsesmedlem, som sender videre til administratoren, som kontakter viceværten, som må ringe tilbage for at spørge, hvilken opgang det drejer sig om. Hver ekstra station koster tid, og undervejs forsvinder detaljer.
For beboeren er det deres hjem. En dør, der ikke lukker, eller en lampe, der er gået i opgangen, er irriterende hver dag, indtil den er lavet. Derfor er det værd at gøre vejen så kort som muligt.
Hvem skal beboerne henvende sig til?
Ét sted, og det samme sted alle steder. Beslut, hvem der modtager henvendelser om fællesarealerne, og skriv det i opgangen, i velkomstbrevet til nye beboere og på foreningens hjemmeside, hvis I har en. Flere forskellige numre giver sager, der falder mellem to stole, eller som bliver løst to gange.
Skel tydeligt mellem det, der hører under foreningen, og det, beboeren selv står for. I mange andels- og ejerforeninger står beboeren selv for meget inde i lejligheden, mens foreningen står for fællesarealerne. Hvor grænsen går, står i vedtægterne eller i lejekontrakten. Spørg jeres administrator, hvis I er i tvivl.
Hvad skal en god henvendelse indeholde?
En god henvendelse kan løses i første forsøg, fordi den, der modtager den, ved præcis, hvor problemet er, og hvad der skal med. Bed beboerne skrive:
- adresse, opgang og lejlighed
- hvad der er galt, og hvor det er
- hvornår det startede, og om det er blevet værre
- et billede, hvis det er muligt
- hvordan og hvornår de kan træffes, og om der må låses ind
Skriv listen på opslaget i opgangen. Det sparer flere runder frem og tilbage.
Hvilke oplysninger bliver oftest glemt?
Typeskiltet og den præcise stavemåde. Ved fejl på hvidevarer skal der et billede af typeskiltet med, så servicefirmaet kan rekvireres med det samme. Typeskiltet er det lille mærkat med model- og serienummer, som typisk sidder inden for lågen eller på bagsiden. Ved navneskilte skal navnene stå præcis, som de skal stå. Se rådet om navneskilte.
Hvad gør beboerne uden for åbningstid?
De bruger akutlisten. Hæng den op ved siden af kontaktopslaget, så beboerne ved, hvem de ringer til ved vandskade, stoppet afløb, strømsvigt eller en hoveddør, der ikke kan låses. Gør det også klart, hvad der ikke er akut og kan vente til næste hverdag. Se rådet om akutlisten.
Kan beboerne løse noget selv?
Ja, mange ting. En kold radiator, der skal udluftes, et langsomt afløb eller en sikring, der er sprunget, kan beboeren ofte selv klare med lidt vejledning. Henvis gerne til rådene til beboere. Det giver hurtigere hjælp til beboeren og mere tid til de sager, der kræver en fagperson.
Hvordan ved bestyrelsen, om det virker?
Spørg beboerne, og se på sagerne. Hvis de samme fejl kommer igen, eller hvis beboerne stadig skriver til bestyrelsen privat, er vejen ikke tydelig nok. Tag det op med jeres leverandør ved det næste opfølgningsmøde.
Tjekliste til bestyrelsen
- Ét kontaktsted, skrevet ens alle steder
- Opslag i hver opgang med kontakt og hvad en henvendelse skal indeholde
- Akutliste ved siden af, med rigtige og opdaterede numre
- Velkomstbrev til nye beboere med de samme oplysninger
- Klar grænse mellem foreningens og beboerens ansvar
- Henvisning til gode råd, beboerne kan bruge selv
Gratis til bestyrelsen
Opslag til opgangen: Sådan får du hjælp
Et opslag, I udfylder med jeres kontakt og akutnummer og hænger op i opgangen, så beboerne ved, hvem de kontakter, og hvad henvendelsen skal indeholde.
Vil I have hjælp til driften?
Hos os har hver ejendom en fast kontakt og en inspektør, så beboere og bestyrelse ved, hvem de taler med. Book en gratis ejendomsgennemgang, så gennemgår vi ejendommen sammen med jer.